Quel que soit le projet, qu’il s’agisse d’un projet interne ou de celui d’un client, le cadrage est une étape indispensable. La note de cadrage constitue en effet une synthèse du plan de projet complet dont elle reprend les éléments clés, permettant ainsi une communication fluide entre les différents acteurs du projet. Pour être efficace et jouer pleinement son rôle, la note de cadrage doit cependant réunir un grand nombre d’informations. Mais comment organiser toutes ces données de façon claire et concise ? Découvrez comment élaborer une note de cadrage fonctionnelle et quelles sont les bonnes méthodes pour réaliser un cadrage projet efficace.
Qu’est-ce qu’une note de cadrage ?
Rédigée par le chef de projet, la note de cadrage intervient suite à l’étude d’opportunité, appelée aussi « Business Case ». Le client a validé le projet qui lui a été présenté, il va donc falloir passer à sa réalisation. Mais avant cela, il est indispensable d’organiser les différentes étapes de la concrétisation du projet. C’est là qu’intervient la note de cadrage. Ce document fixe les grandes lignes du projet et sert de multiples objectifs.
A quoi sert la note de cadrage ?
La note de cadrage représente une synthèse du projet. Ce document est indispensable pour plusieurs raisons :
- La note de cadrage permet à tous les acteurs du projet de disposer rapidement des informations nécessaires à la bonne compréhension des objectifs et des enjeux ;
- Elle définit clairement les résultats attendus en précisant comment les atteindre ;
- Elle intéresse tous les intervenants et constitue donc LE document consensuel de référence, tout au long de l’élaboration du projet ;
- Elle permet à chaque membre du projet de garder le cap, sans s’éloigner des objectifs initialement convenus, même en cas d’évolution du projet ;
- Elle répartit les tâches et établit le rôle de chacun, ce qui a un effet fédérateur et dynamisant, qui fait que chaque membre de l’équipe se sent impliqué dans le projet ;
- Enfin, la note de cadrage sert de support aux multiples réunions et débriefings organisés tout au long de la réalisation du projet.
Comment faire une note de cadrage ?
Il n’y a pas de document type ni vraiment de matrice prédéfinie pour la note de cadrage et sa réalisation dépend plutôt de la taille et de la complexité du projet. Cependant, la note de cadrage doit être mise en place dès le début du projet et elle doit systématiquement répondre aux questions de base qui sont :
- Qui ?
- Quoi ?
- Quand ?
- Comment ?
- Pourquoi ?
- Et où ?
La consultation de la note de cadrage doit d’abord contextualiser le projet, puis informer tous les membres de l’équipe projet sur leur rôle et leurs missions, décrire la chronologie d’avancement du projet, désigner la cible concernée et indiquer les objectifs et la finalité du projet. La note de cadrage doit également préciser les moyens à mettre en œuvre pour réaliser le projet, sans oublier de prévoir les contraintes éventuelles et les risques possibles.
Contextualiser le projet
Le premier paragraphe de la note de cadrage décrit le projet et le contextualise, en expliquant pourquoi et comment il a vu le jour. Elle définit clairement les objectifs du projets. Elle précise également les besoins que le projet doit satisfaire et indique ce que sa réalisation apportera à son initiateur. Sa lecture permet à l’équipe d’éliminer toute tâche inutile et de se concentrer uniquement sur les objectifs liés à l’aboutissement du projet, sans s’éparpiller dans des actions improductives.
Distribuer les rôles
La note de cadrage nomme les acteurs du projet et définit leur rôle. Elle décrit les missions de chacun et leur attribue les tâches inhérentes à la réalisation du projet. Cette étape permet de savoir qui fait quoi et à qui s’adresser en cas de nécessité.
Décrire la chronologie
La note de cadrage comporte un rétroplanning. Comme son nom l’indique, la chronologie du rétroplanning part de la date de fin du projet et remonte jusqu’à son commencement. Ceci permet d’avoir une vision claire de l’état d’avancement du projet. Généralement réalisé sous forme de tableau, il liste les tâches à réaliser et précise leur durée ainsi que les contraintes possibles. Il facilite également le suivi car il permet d’identifier rapidement les étapes déjà accomplies et de vérifier que les délais de réalisation prévus sont respectés. Le rétroplanning est également très utile pour maintenir une bonne coordination entre les différents acteurs du projet.
Désigner la cible
La connaissance du public cible est indispensable à la réussite du projet, car elle conditionne l’atteinte des objectifs. La note de cadrage établit la liste des personas, futurs utilisateurs du produit, afin que les équipes puissent concevoir un produit qui correspond parfaitement à leurs besoins et à leurs attentes. La liste des personas évite aux collaborateurs de ne pas perdre de vue les objectifs prévus, ce qui limite les retards et les écarts budgétaires qu’entraînerait le fait de devoir retravailler certaines phases du projet.
Préciser les moyens nécessaires
La note de cadrage établit la liste des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à l’élaboration du projet. Elle donne des précisions sur les collaborateurs et sur les prestataires, sur les logiciels ou les locaux ainsi que sur le budget alloué à la réalisation du projet.
Prévoir les contraintes et les risques
Enfin, la note de cadrage fait état des contraintes temporelles, matérielles, budgétaires ou encore humaines, susceptibles d’influencer le bon déroulement du projet. Elles peuvent être liées au rallongement des délais prévus, à un dépassement du budget, par exemple. Bien qu’inévitables, envisager ces contraintes permet de mieux les anticiper.
La note de cadrage est précieuse, car elle constitue un document de référence tout au long de l’élaboration d’un projet, de son ébauche à sa complète réalisation.